Privacy- en cookiebeleid

Wij respecteren de privacy van bezoekers van onze website, gebruikers van onze app en onze patienten. Helder is een zorgaanbieder: naast de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gelden voor ons ook de regels voor medische dossiers en het medisch beroepsgeheim uit de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). In dit beleid lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Helder Health B.V.
Zekeringstraat 17A
1014 BM Amsterdam (uitsluitend correspondentieadres)
KvK-nummer: 42175675
E-mail: [email protected]

Heb je een vraag over je privacy of wil je een van je rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier of per e-mail.

2. Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van hoe je onze website, de gratis check, de behandeling en de app gebruikt, verwerken wij de volgende categorieen gegevens:

• Contactgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer, bijvoorbeeld wanneer je de gratis check invult, een consult inplant, je aanmeldt voor de nieuwsbrief of het contactformulier gebruikt.
• Identiteits- en accountgegevens: geboortedatum, inloggegevens en voorkeuren in de Helder-app. Omdat wij alleen volwassenen behandelen, controleren wij je leeftijd. Voor het voorschrijven van medicatie kan je zorgverlener je vragen je identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld tijdens het consult of met een identiteitsbewijs.
• Burgerservicenummer (BSN): zorgaanbieders zijn wettelijk verplicht het BSN vast te leggen in het medisch dossier. Wij vragen je BSN alleen als er daadwerkelijk een behandelrelatie ontstaat, nooit bij de gratis check of de nieuwsbrief.
• Medische en gezondheidsgegevens: de antwoorden op de medische vragenlijst (zoals lengte, gewicht, BMI, medische voorgeschiedenis, medicijngebruik, allergieen en zwangerschap), de inhoud van consulten, de beoordeling door de arts, het behandelplan, recepten en voorgeschreven medicatie, de dosering, bijwerkingen die je meldt, je voortgang (gewicht, metingen, weekdoelen) en de berichten die je in de app met je zorgverlener uitwisselt. Zie punt 4.
• Bestel-, betaal- en leveringsgegevens: gekozen behandelpakket, bestelnummer, factuuradres, bezorgadres, betaalstatus en factuurgegevens. De betaling zelf verloopt via onze betaaldienstverlener; wij zien geen volledige rekening- of kaartnummers.
• Gebruiks- en apparaatgegevens: IP-adres, browsertype, apparaat, besturingssysteem, bezochte pagina's, tijdstip van bezoek, klikgedrag en de bron waarlangs je op onze site bent gekomen.
• Communicatiegegevens: de inhoud van je berichten aan onze klantenservice, gegevens over consulten (datum, tijd, aantekeningen), reacties op onze e-mails en informatie over het openen van en klikken in die e-mails.

3. Waarvoor wij je gegevens gebruiken en op welke grondslag

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor wij ze verzamelen. Per doel geldt de volgende grondslag:

• Beoordelen of je in aanmerking komt: op basis van de gratis check en het consult beoordeelt een BIG-geregistreerde arts of medisch begeleid afvallen voor jou veilig en geschikt is. Grondslag: jouw uitdrukkelijke toestemming voor het verwerken van gezondheidsgegevens, en de voorbereiding van de behandelingsovereenkomst.
• Behandeling en begeleiding: het opstellen en bijstellen van je behandelplan, het voorschrijven van medicatie, het volgen van je voortgang, het beantwoorden van medische vragen en het begeleiden door artsen, verpleegkundigen en voedingsdeskundigen. Grondslag: uitvoering van de geneeskundige behandelingsovereenkomst; voor gezondheidsgegevens: de verwerking is noodzakelijk voor het verlenen van gezondheidszorg door zorgverleners die onder het medisch beroepsgeheim vallen.
• Medisch dossier bijhouden: zorgverleners zijn wettelijk verplicht een dossier bij te houden. Grondslag: wettelijke verplichting (WGBO).
• Levering van medicatie: het doorgeven van het recept en je naam en bezorgadres aan onze partnerapotheek, die de medicatie bereidt, controleert en thuisbezorgt. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke regels voor het verstrekken van geneesmiddelen.
• Bestellingen, facturatie en klantenservice: het afhandelen van je bestelling en betaling, de klantenadministratie en het beantwoorden van je vragen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Nieuwsbrief en e-mails: het sturen van tips, nieuws en aanbiedingen over onze diensten. Grondslag: jouw toestemming, of gerechtvaardigd belang wanneer je al klant bij ons bent. Afmelden kan altijd.
• Advertenties en doelgroepen: het meten en verbeteren van onze advertenties en het tonen van relevante advertenties. Grondslag: jouw toestemming via de cookiebanner. Hiervoor gebruiken wij nooit gezondheidsgegevens, zie punt 8.
• Analyse en verbetering van website en app: het bijhouden van bezoekstatistieken en het verbeteren van pagina's, de check en de app. Grondslag: jouw toestemming via de cookiebanner; voor geanonimiseerde statistieken ons gerechtvaardigd belang.
• Kwaliteit en veiligheid van de zorg: intern overleg tussen zorgverleners, intercollegiale toetsing, het melden van bijwerkingen bij Bijwerkingencentrum Lareb en het voldoen aan de eisen van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Grondslag: wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang.
• Wettelijke verplichtingen: onder meer de fiscale bewaarplicht en de bewaarplicht voor medische dossiers. Grondslag: wettelijke verplichting.
• Beveiliging en misbruikpreventie: het beschermen van onze website, app, systemen en patienten tegen misbruik en fraude. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

4. Je medische gegevens en je dossier

Gegevens over je gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Daar gaan wij extra zorgvuldig mee om:

• Medisch beroepsgeheim. Alleen de zorgverleners die bij jouw behandeling betrokken zijn (artsen, verpleegkundigen, voedingsdeskundigen en de apotheker van onze partnerapotheek) hebben toegang tot je medische gegevens. Zij hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht. Onze overige medewerkers, bijvoorbeeld van de klantenservice, zien alleen wat zij nodig hebben voor hun werk, zoals je bestelling en je contactgegevens, en hebben een contractuele geheimhoudingsplicht.
• Medisch dossier. Van iedere patient houden wij een dossier bij in een beveiligd elektronisch patientendossier dat voldoet aan de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg (NEN 7510). Daarin staan je intake, de beoordeling van de arts, het behandelplan, recepten, de dosering, consultverslagen, gemelde bijwerkingen en je berichten met je zorgverlener.
• Nooit voor advertenties. Medische gegevens worden niet gebruikt voor marketing, niet gedeeld met advertentieplatforms en niet verkocht. Ook de uitkomst van de gratis check (geschikt of niet geschikt) gebruiken wij niet om advertenties op je te richten.
• Delen met andere zorgverleners. Wij delen je medische gegevens alleen met je huisarts of een andere zorgverlener als jij daar toestemming voor geeft, of als dat wettelijk verplicht is. Wij raden je aan je huisarts zelf te informeren over je behandeling; op jouw verzoek sturen wij een samenvatting van je behandeling naar je huisarts.
• Gratis check zonder behandeling. Vul je de gratis check in maar start je geen behandeling, dan worden je antwoorden alleen gebruikt om je te laten weten of je in aanmerking komt en, als je daarvoor toestemming geeft, om je per e-mail te informeren over onze diensten. Deze antwoorden komen niet in een medisch dossier.
• Toestemming intrekken. Je kunt je toestemming voor het verwerken van gezondheidsgegevens altijd intrekken. Loopt er een behandeling, dan betekent dat meestal dat wij de behandeling moeten beeindigen, omdat wij zonder deze gegevens niet verantwoord kunnen voorschrijven. Gegevens die al in je medisch dossier staan, moeten wij wettelijk bewaren, tenzij je om vernietiging vraagt (zie punt 14).

5. Hoe lang wij je gegevens bewaren

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft:

Meld je je af voor de nieuwsbrief, dan bewaren wij alleen je e-mailadres op een afmeldlijst, zodat wij je niet opnieuw benaderen.

6. Met wie wij samenwerken

Wij verkopen je gegevens niet. Wij werken wel samen met zorgverleners en dienstverleners die gegevens voor ons of samen met ons verwerken. Met verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten; met zorgverleners en de apotheek zijn afspraken over geheimhouding en beveiliging vastgelegd.

Zorgverleners en apotheek

• Artsen, verpleegkundigen en voedingsdeskundigen: de BIG-geregistreerde artsen en andere zorgverleners die je aanvraag beoordelen, voorschrijven en je begeleiden. Zij werken onder het medisch beroepsgeheim.
• Onze partnerapotheek (Nederland): ontvangt het recept, je naam, geboortedatum en bezorgadres om je medicatie te bereiden, te controleren en te bezorgen. De apotheek is zelf verantwoordelijk voor haar apotheekdossier en heeft een eigen privacybeleid. De gegevens van de apotheek vind je op onze contactpagina.
• Bezorgdienst: de pakketbezorger van de apotheek ontvangt je naam, adres en telefoonnummer om het pakket (discreet verpakt) te bezorgen.

Dienstverleners

• Sanday (Nederland): het elektronisch patientendossier waarin je medisch dossier wordt bijgehouden en waarmee zorgverleners onderling en met de apotheek beveiligd communiceren. Sanday is gecertificeerd volgens NEN 7510 en ISO 27001.
• TransIP (Nederland): hosting van onze website en opslag van de gegevens die daarop worden ingevuld.
• Cloudflare (Verenigde Staten en Europa): beveiliging van de verbinding, versnelling van de website en bescherming tegen misbruik. Cloudflare verwerkt daarbij onder meer je IP-adres.
• Mollie (Nederland): afhandeling van betalingen. Mollie verwerkt je betaalgegevens als zelfstandig verantwoordelijke; wij ontvangen alleen de betaalstatus en een deel van de betaalgegevens, nooit je volledige rekening- of kaartnummer.
• Typeform (Spanje en Verenigde Staten): online vragenlijsten, waaronder de gratis check. De antwoorden worden bij Typeform opgeslagen en na 3 maanden vernietigd.
• Calendly (Verenigde Staten): het inplannen van consulten. Calendly verwerkt je naam, e-mailadres, telefoonnummer en het gekozen tijdstip.
• ActiveCampaign (Verenigde Staten): e-mailmarketing en servicemails: opslag van je naam, e-mailadres, interesses en je gedrag in onze e-mails. Wij slaan hier geen medische gegevens op.
• Google Ireland en Google LLC: Google Analytics 4 voor websitestatistieken, Google Ads voor advertenties en conversiemeting, en YouTube voor ingesloten video's.
• StatCounter (Ierland en Verenigde Staten): aanvullende bezoekersstatistieken.
• Leverancier van de Helder-app: de technische partij die de app host en onderhoudt, en daarbij toegang kan hebben tot de gegevens in de app onder strikte geheimhouding.

Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan onze accountant en administratiepartners voor zover dat nodig is voor onze administratie, aan Bijwerkingencentrum Lareb bij het melden van bijwerkingen (geanonimiseerd waar mogelijk), en aan toezichthouders of overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Je medisch dossier wordt in Nederland opgeslagen. Een aantal van de hierboven genoemde dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt daar gegevens, zoals contact- en gebruiksgegevens. Voor die doorgifte baseren wij ons op het EU-US Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen, of op de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen. Medische gegevens geven wij niet door aan partijen buiten de EER.

8. Advertenties en doelgroepen

Wij adverteren via Google Ads. Daarbij gebruiken wij:

• Conversiemeting: om te zien welke advertentie tot een aanmelding of aankoop heeft geleid.
• Remarketing: om je advertenties te tonen nadat je onze website hebt bezocht.
• Google Customer Match: wij kunnen e-mailadressen van klanten en nieuwsbriefabonnees in versleutelde vorm uploaden naar Google Ads, om deze groepen gerichter te benaderen of juist uit te sluiten van advertenties. Google gebruikt deze versleutelde gegevens uitsluitend om een match te maken met bestaande Google-accounts.

Wij gebruiken hiervoor nooit gezondheidsgegevens, de antwoorden op de medische vragenlijst of de uitkomst van de check, en wij maken geen doelgroepen op basis van je behandeling of medicatie. Deze verwerkingen vinden alleen plaats als je toestemming hebt gegeven voor marketingcookies. Wil je dit stoppen, trek dan je toestemming in via de cookie-instellingen, meld je af voor de nieuwsbrief of vraag ons je gegevens te verwijderen.

9. Cookies

Een cookie is een klein bestandje dat bij een bezoek aan onze website op je apparaat wordt opgeslagen. Wij gebruiken de volgende categorieen:

• Noodzakelijke cookies: nodig om de website te laten werken, bijvoorbeeld voor het inloggen, het doorlopen van de check en bestelling en het onthouden van je cookiekeuze. Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Voorkeurscookies: onthouden je instellingen en voorkeuren.
• Statistiekcookies: Google Analytics 4 en StatCounter, om te meten hoe bezoekers onze website gebruiken.
• Marketingcookies: Google Ads en YouTube, om advertenties te meten en relevanter te maken.

Bij je eerste bezoek kies je via de cookiebanner zelf welke categorieen je toestaat. Je toestemming intrekken of wijzigen kan op elk moment via de cookie-instellingen op onze website. Daarnaast kun je cookies altijd verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Sommige onderdelen van de website werken dan mogelijk niet goed meer.

Op onze website staan ingesloten video's van YouTube of Vimeo. Deze onderdelen plaatsen cookies van die partijen zodra je ze toestaat of afspeelt. Op die verwerking is het privacybeleid van die partijen van toepassing.

10. Nieuwsbrief en e-mails

Met onze nieuwsbrief informeren wij je over nieuws, tips en aanbiedingen rond onze diensten. Je naam en e-mailadres worden opgeslagen in ActiveCampaign. Je komt op deze lijst als je je hiervoor aanmeldt, de gratis check invult en toestemming geeft, of klant bij ons wordt. Wij houden bij of je onze e-mails opent en op welke links je klikt, om de inhoud relevanter te maken. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Ons abonneebestand wordt niet aan derden verkocht.

Daarnaast sturen wij servicemails die bij je behandeling horen, zoals bevestigingen van consulten en bestellingen, herinneringen en belangrijke informatie over je medicatie. Deze e-mails bevatten geen medische details; die lees je in de beveiligde omgeving van de app. Van servicemails kun je je niet afmelden zolang je behandeling loopt.

Wij combineren gegevens over je aankopen, je interesses en je gedrag op onze website en in onze e-mails om onze aanbiedingen en content beter op je af te stemmen. Wij nemen daarbij geen geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen. Medische besluiten, zoals of je in aanmerking komt en welke dosering je krijgt, worden altijd door een arts genomen.

11. De Helder-app

In de Helder-app volg je je voortgang, menu's en weekdoelen en heb je via de chat contact met je medisch contactpersoon. De gegevens die je in de app invult (zoals gewicht, metingen en berichten) maken deel uit van je behandeling en worden opgenomen in je medisch dossier. De app is beveiligd met een persoonlijke inlog; houd die voor jezelf en meld het ons direct als je vermoedt dat iemand anders toegang heeft. Vraagt de app toestemming voor meldingen, dan gebruiken wij die alleen voor herinneringen en berichten van je zorgverlener.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Denk aan:

• een beveiligde verbinding (SSL/TLS) voor onze website en app, die wij via Cloudflare laten lopen;
• een elektronisch patientendossier dat voldoet aan NEN 7510 en ISO 27001, met opslag in Nederland;
• toegang tot medische gegevens alleen voor betrokken zorgverleners, met logging van wie wanneer een dossier inziet;
• tweestapsverificatie en toegangsbeperking op onze systemen, en geheimhoudingsverklaringen voor iedereen die voor ons werkt;
• periodieke updates van onze software en beoordeling van onze leveranciers.

Ondanks deze maatregelen kan een datalek nooit volledig worden uitgesloten. Wordt onverhoopt toch je privacy geraakt, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij jou als dat nodig is. Vermoed je zelf een lek of misbruik? Meld dat dan direct via [email protected].

13. Minderjarigen

Onze behandeling is uitsluitend bedoeld voor volwassenen van 18 jaar en ouder; de gratis check en het consult controleren je leeftijd. Onze website, nieuwsbrief en app zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Denk je dat wij zonder toestemming van een ouder of voogd gegevens van een minderjarige hebben, neem dan contact met ons op. Wij verwijderen deze gegevens dan.

14. Je rechten

Je hebt op grond van de AVG en de WGBO de volgende rechten:

• Inzage en afschrift: je mag opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken en je hebt recht op een kopie van je medisch dossier.
• Rectificatie: je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen. Bij medische aantekeningen van je zorgverlener kun je een eigen verklaring aan het dossier laten toevoegen.
• Verwijdering: je mag ons vragen je gegevens te wissen, bijvoorbeeld als wij ze niet langer nodig hebben of als je je toestemming intrekt. Voor je medisch dossier geldt een wettelijke bewaarplicht; je kunt wel om vernietiging van (een deel van) je dossier vragen. Wij voldoen daaraan, tenzij het bewaren van aanmerkelijk belang is voor iemand anders dan jij of een wettelijk voorschrift zich tegen vernietiging verzet.
• Beperking: je mag ons vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld terwijl wij de juistheid van gegevens controleren.
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing. Tegen direct marketing kun je altijd en zonder opgaaf van reden bezwaar maken.
• Dataportabiliteit: je mag de gegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten overdragen, bijvoorbeeld aan een andere zorgverlener.
• Intrekken van toestemming: heb je toestemming gegeven, dan mag je die altijd intrekken. Verwerkingen van voor die intrekking blijven rechtsgeldig.

Je kunt een verzoek indienen via ons contactformulier of per e-mail. Wij reageren binnen een maand; bij complexe verzoeken kan dat tot drie maanden duren, dat laten we je dan weten. Omdat het om medische gegevens kan gaan, controleren wij zorgvuldig of een verzoek echt van jou komt. Wij kunnen je vragen jezelf te identificeren, maar vragen daarbij nooit meer gegevens dan nodig. Stuur je een kopie van een identiteitsbewijs mee, maak dan je pasfoto, burgerservicenummer en documentnummer onleesbaar. Het uitoefenen van je rechten is gratis.

15. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken wij samen naar een oplossing. Hoe dat werkt lees je in onze klachtenregeling. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacy- en cookiebeleid aanpassen, bijvoorbeeld als wij nieuwe diensten of tools gaan gebruiken. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen die je behandeling raken, informeren wij je ook per e-mail of in de app.